Quy tắc giao tiếp qua email trong văn hóa công sở Nhật Bản
Chào Quý độc giả của Sekisho!
Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp tại Nhật Bản, email không chỉ là công cụ truyền đạt thông tin, mà còn là phương tiện thể hiện thái độ, sự tôn trọng và tinh thần làm việc chuyên nghiệp của người gửi.
Đối với người Việt đang làm việc hoặc chuẩn bị hợp tác với đối tác Nhật, nắm vững các quy tắc viết email chuẩn Nhật là bước quan trọng để xây dựng mối quan hệ hiệu quả và đáng tin cậy.
I. EMAIL NÊN THEO CẤU TRÚC RÕ RÀNG
Một email công việc chuyên nghiệp tại Nhật thường được trình bày theo thứ tự logic, giúp người nhận dễ nắm bắt và xử lý nội dung.
1. Tiêu đề email rõ ràng, ngắn gọn
Tiêu đề là điều đầu tiên người nhận thấy, nên cần ngắn gọn, đúng trọng tâm.
Ví dụ:
- 【ご確認のお願い】ABCプロジェクトの進捗について
- 【打ち合わせ日程調整の件】
2. Lời chào và giới thiệu mở đầu lịch sự
Mở đầu bằng câu chào và cảm ơn thể hiện sự tôn trọng.
Mẫu thường dùng:
- いつもお世話になっております。 (Cảm ơn bạn luôn hỗ trợ)
- ○○株式会社の△△でございます。 (Tôi là △△ của công ty ○○)
3. Mục đích gửi email
Nêu rõ lý do gửi email để người nhận hiểu được mục tiêu và nội dung chính.
4. Nội dung chính mạch lạc, dễ hiểu
Trình bày nội dung theo các đoạn rõ ràng, có thể dùng gạch đầu dòng hoặc đánh số để dễ theo dõi.
5. Đề xuất hoặc hướng xử lý
Kết thúc phần nội dung chính bằng đề xuất hành động, lịch trình tiếp theo hoặc yêu cầu cụ thể.
6. Kết thúc lịch sự và lời cảm ơn
Ví dụ:
- ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。 (Mong nhận được sự xác nhận từ anh/chị)
- ご多忙のところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。 (Xin lỗi vì làm phiền lúc bận rộn, mong được hỗ trợ)
7. 🖋Chữ ký email đầy đủ
Bao gồm:
Họ tên | Chức danh | Tên công ty | Địa chỉ | Email | Điện thoại | Website (nếu có)
II. CHÚ Ý KHI VIẾT EMAIL VỚI NGƯỜ NHẬT
1. Sử dụng kính ngữ (敬語) phù hợp
Việc sử dụng ngôn từ kính trọng đúng ngữ cảnh là rất quan trọng.
Một số ví dụ:
- 言う → 申し上げる
- 聞く → お伺いする
2. Phản hồi đúng thời gian
Phản hồi email càng sớm càng tốt, thường trong vòng 24 giờ.
Nếu chưa có thông tin để trả lời ngay, hãy xác nhận đã nhận được email và sẽ phản hồi sau.
Giao tiếp qua email trong văn hóa công sở Nhật Bản là nghệ thuật kết hợp giữa sự ngắn gọn – lịch sự – chuyên nghiệp. Nắm vững các nguyên tắc trên sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt với đối tác, đồng nghiệp và quản lý người Nhật. Hy vọng bản tin lần này giúp anh/chị áp dụng hiệu quả hơn trong công việc. Chúc các bạn thành công!
Mẫu email tham khảo: Gửi xác nhận lịch họp với đối tác Nhật
Tiêu đề:
【打ち合わせ日程のご確認】4月25日（木）10:00〜 オンライン会議の件
✉️ Nội dung email (tiếng Nhật):
〇〇株式会社
△△様
いつもお世話になっております。
ABC株式会社のグエン・ヴァン・ナムでございます。
この度はお忙しい中、お打ち合わせのお時間をいただき、誠にありがとうございます。
下記の通り、会議の詳細をご確認いただけますと幸いです。
【日時】2025年4月25日（木）10:00〜11:00（日本時間）
【形式】Zoomによるオンライン会議
【議題】プロジェクトABCの進捗報告および今後の対応について
【参加者】グエン・ヴァン・ナム（ABC株式会社）他2名
ご不明な点やご都合が悪い場合は、お知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――――――
グエン・ヴァン・ナム
ABC株式会社 営業部
Email: nam.nguyen@abc.co.jp
Tel: +81-90-1234-5678
Hẹn gặp lại Quý độc giả trong những bài viết tiếp theo!
